Szenario: Mehrere User arbeiten mit Outlook, jeder hat sein eigenes Konto (und eine SMTP-Adresse), die User sollen aber alle unter der selben Absenderadresse Mails schicken.

Problem: Exchange läßt nur eindeutige SMTP-Adressen zu, d.h. eine solche kann nicht zweimal vergeben werden, und schon gar nicht als "Hauptadresse", die ja die Absenderadresse darstellt. überrascht

Aber es gibt einen praktikablen "Workaround"...

 

Lösung:

1. Einen "DummyUser" mit den gewünschten Daten und einem Postfach anlegen.

useranlegen1 useranlegen2

postfachanlegen

2. Die o.g. realen User berechtigen, "im Auftrag" zu senden:

In AD Benutzer und Computer in den Kontoeigenschaften des Dummy-Users "Exchange-Allgemein > Zustelloptionen" die realen Userkonten unter "Im Auftrag senden" hinzufügen

zustelloptionen1 zustelloptionen2

3. Die Berechtigungen auf das Dummy-Postfach setzen:

3.1 Am einfachsten weist man sich als Administrator das Postfach zu:
  • In Outlook unter "Extras > E-Mail-Konten" öffnen.
  • "Ein vorhandenes Konto anzeigen oder bearbeiten"

e-mail-konten1

  • Den Exchange-Server auswählen und auf "Ändern" klicken.

e-mail-konten2

  • Dann auf "Weitere Einstellungen"

e-mail-konten3

  • Dort die Registerkarte "Erweitert" wählen und mit Klick auf "Hinzufügen" das Dummy-Postfach einsetzen.

postfach-hinzufuegen1 postfach-hinzufuegen2

  • Mit "Ok" bestätigen. Nun sollte der Dummyuser in der Liste der zusätzlich zu öffnenden Postfächer stehen.
  • Dann auf "Weiter" klicken. Anschließend "Fertigstellen".
3.2 Setzen der Zugriffsberechtigungen auf das Postfach 

Nun mit einem Rechtsklick auf das Dummy-Postfach die Eigenschaften holen,

postfach-eigenschaften

dort die Registerkarte "Berechtigungen". Hier kann man zuweisen, wer das Postfach einsehen darf.

postfach-berechtigungen-hinzufuegen

(Nicht vergessen, auch den Posteingang und evtl. weitere Unterordner wie z.B. den Kalender zu berechtigen, denn leider wirken sich diese Berechtigungen nicht rekursiv aus!)

4. Nun können sich die berechtigten User wie auch beim Administrator beschrieben, das Postfach zuweisen und damit arbeiten...

  • Wenn Mails, die unter diesem Postfach eingehen, beantwortet werden, wird automatisch die Absenderadresse des Dummy-Users verwendet.
  • Will ein User eine neue Mail verfassen, muss er leider manuell die "Von:" Zeile setzen
    (ggf. zuerst im Outlook beim Schreiben der neuen Mail unter "Ansicht" das "Von-Feld" aktivieren):

von-feld

dann kann die Absenderadresse des Dummys entweder von Hand eingetragen oder über das globale Adressbuch ausgewählt werden.
Tipp: Beim manuellen Eintrag genügt es, die ersten paar Buchstaben zu tippen und dann mit Strg-K automatisch zu vervollständigen!


Anmerkung: Wenn man eine Verteilergruppe anlegt, in die man die realen User packt, spart man sich das Zuweisen der einzelnen realen User (Schritt 2 und 3.2) und kann so bequem administrieren, wer Zugriff hat, ohne dass man jedesmal an zwei Stellen die Berechtigungen ändern muss! 


Als zweite Variante besteht noch die Möglichkeit, dass sich die User das Postfach direkt verbinden, d.h. kein eigenes Postfach öffnen sondern gleich auf das "Sachbearbeiter"-Postfach zugreifen.

Dann können die Mitarbeiter allerdings nicht mehr von Ihrem eigenen Postfach aus kommunizieren, außer natürlich wie in der oben beschriebenen Version, dass sie sich Ihr persönliches Postfach als "Weiteres" einrichten.

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