Da es viele Möglichkeiten gibt, innerhalb von Exchange Emailadressen und Postfächer zu benutzen, sollen die Unterschiede hier kurz aufgezeigt werden.
Im ActiveDirectory von Windows gibt es Identitäten, üblicherweise in der Form von Benutzername und Passwort.
Diese bilden normalerweise eine menschliche Person ab, es gibt aber durchaus die Möglichkeit sogenannte „Technische User“ für bestimmte Funktionen anzulegen.
1 Postfach (Mailbox)
An einen Benutzer kann man mit Exchange ein Postfach binden. Jedes Postfach hat zwingend eine primäre Mailadresse.
So kann zum Beispiel der Benutzer „Fritz Huber“ ein Postfach mit der Adresse
An dieses Postfach kann man darüber hinaus beliebig viele weitere Adressen anhängen (Alternative Zustellungsadressen), immer unter der Voraussetzung, dass diese Adresse nicht bereits vergeben ist. So könnte man im genannten Beispiel die Adresse
Standardmäßig sendet der User Emails immer mit seiner primären Adresse. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit die Absenderadresse bei jedem Mailversand individuell umzustellen.
Vorteile von zusätzlichen Adressen: dadurch kann die persönliche Mailadresse besser geschützt werden (z.B. gut geeignet für Newsletterabos an einzelne Personen oder Webanmeldungen auf anderen Seiten
2 Separates Postfach für Technische Benutzer
Hier wird ein eigener Benutzer und ein zugehöriges Postfach angelegt. Zum Beispiel der Benutzer „beschwerdeabteilung“ mit einem Postfach, das auf die primäre Adresse
Anderen Benutzern - auch mehreren, zum Beispiel „Fritz Huber“ und "Lisa Müller" kann dann Berechtigung auf dieses Postfach vergeben werden.
Dieses zusätzliche Postfach taucht dann im Outlook-Verzeichnisbaum auf der linken Seite separat auf.
Vorteile: wenn sich mehrere Benutzer um diese Adresse „kümmern“ ist es leichter möglich, den Bearbeitungsstatus zu verwalten. Auch eine Berechtigungsänderung z.B. bei Mitarbeiterwechsel ist schnell vollzogen.
Nachteil: Wenn ein Benutzer Zugriff auf mehrere derartige Postfächer hat, wird der Baum auf der linken Seite schnell unübersichtlich. Eine Einbindung des zusätzlichen Postfachs z.B. am Mobilgerät muss separat erfolgen.
3 Mailverteiler (Distribution Lists)
Darüber hinaus kann man sogenannte Verteiler anlegen. Dies ist eine Gruppe, in der eine oder mehrere Postfächer gleichzeitig angesprochen werden können. D.h. jedes Mitglied dieser Gruppe erhält alle Mails, die an diese Adresse gehen in sein persönliches Postfach.
Wenn also statt der zusätzlichen Adresse im obigen Beispiel ein Verteiler namens „Beschwerdeabteilung“ mit der Adresse
Auch hier kann beim Senden einer Mail ggf. die Absenderadresse entsprechend eingestellt werden, dies muss aber stets im Einzelfall erfolgen.
Vorteil: Wenn sich z.B. ein Sachbearbeiter ändert, kann dies sehr schnell durch das Entfernen bzw. Hinzufügen der Gruppenmitgliedschaft angepasst werden.
Nachteil: im Fall von gemeinsamer Bearbeitung von Mails bekommt kein Benutzer vom anderen mit, ob er sich um die Mail bereits gekümmert hat. Neue Gruppenmitglieder sehen die „alten Mails“ nicht, die vor der Gruppenzugehörigkeit eingegangen sind.
Empfehlung: eignet sich am besten für rein informative eingehende Mails (z.B. Newsletterabos etc.)
4 Öffentliche Ordner (Public Folders)
Im Wesentlichen sind die Öffentlichen Ordner dasselbe wie das separate Postfach (vgl. Abs.2). Sind in Exchange hauptsächlich aus Kompatibilitätsgründen noch vorhanden.
Tauchen im Outlook nur in der „Ordneransicht“ auf, müssen für die Benutzung im OWA speziell als Favorit eingebunden werden.
Eignen sich vor allem für komplexe Ordnerstrukturen mit unterschiedlichen Berechtigungsanforderungen. Ideal, wenn viele Mitarbeiter sich um die Bearbeitung kümmern.
Nachteil: Nutzung über Mobilgerät kompliziert.